La Función Notarial

La función notarial es la actividad que el notario realiza conforme a las disposiciones de la ley.
 
El notario se integra por los notarios con las funciones, atribuciones y obligaciones que la ley ordena y, siendo una institución privada, el desarrollo de sus actividades consiste en escuchar, interpretar y aconsejar a las partes; preparar, redactar, certificar, autorizar y producir el instrumento.
 

FUNCIONES DEL NOTARIO

Escuchar. Cuando alguna persona desea celebrar un contrato o se encuentra envuelta en un problema jurídico, acude al notario y el plantea sus conflictos, los cuales deben ser escuchados con atención.
 
Interpretar. El notario, después de escuchar a sus requerientes, se sensibiliza y busca los motivos y causas que han tenido para llevar a cabo una operación, interpretando su voluntad y pretendiendo descubrir sus deseos y el modo de satisfacerlos dentro del ámbito jurídico.
 
Aconsejar. Una vez que los problemas han sido establecidos por las partes y asimilados por el notario, éste, dentro de su repertorio jurídico, se encuentra en aptitud de dar un consejo eficaz.
 
Preparar. Para la preparación y redacción de una escritura pública se necesita cumplir requisitos previos a la firma. Por ejemplo, en las traslativas de dominio de un bien inmueble, debe obtenerse: el registrador de títulos, la certificación de no gravámenes; contar con el título de propiedad; acta de matrimonio del traspasador, a fin de examinar el régimen bajo el cual contrajo matrimonio; y, cuando existan, satisfacer los requisitos administrativos. Cumplidos estos, se produce a redactar el documento.
 
Redactar. Las partes han expresado su deseo. El notario califica y determina el tipo de acto jurídico de que se trata y procede a la redacción de las clausulas, en las que vuelca su creatividad de profesional del derecho, demostrando su calidad de jurisconsulto.
 
Certificar. En la certificación, el notario da fe adecuando la función notarial al caso particular. Es la parte donde manifiesta el contenido de su fe pública, que es: fe de existencia de los documentos relacionados en la escritura; fe de capacidad de los otorgantes y, finalmente, fe de otorgamiento de voluntad.
 
Autorizar. La autorización de la escritura es el acto que convierte el documento en autentico, el notario ejerce sus facultades, da eficacia jurídica al acto de que se trate, permite en el caso de un hecho que las circunstancias asentadas produzcan los efectos de prueba plena.
 
Conservar y reproducir. El notario satisface plenamente a los ideales de seguridad jurídica, no solo por la actividad de examinar y redactar que integra su función, sino también porque responde a los principios de conservación y reproducción del documento.
 
 

NATURALEZA JURÍDICA DE LA FUNCIÓN NOTARIAL

Posee una naturaleza compleja: Es pública, en cuanto proviene de los poderes del Estado y de la Ley, que obran en reconocimiento público de la actividad profesional del notario. De otra parte, es autónomay libre, para el notario que la ejerce actuando con fe pública.
 

CARACTERÍSTICAS DE LA FUNCIÓN NOTARIAL

El notario es independiente con respecto a sus clientes pero también en relación con las administraciones públicas. Para garantizar esta independencia, está subordinado a una tarifa fija, determinada por la ley, y de la cual no puede alejarse.
 
Tiene que ser imparcial, incluso si es nombrado por una de las partes debe ser totalmente neutro.
 
El notario está sujeto al secreto profesional y no puede revelar a terceros lo que le ha sido confiado.
 

INCOMPATIBILIDADES Y PROHIBICIONES DE LA FUNCIÓN  NOTARIAL

Art. 15.- Las funciones de Notario son incompatibles con la de cualquier cargo o empleo del orden judicial, salvo las de abogado de oficio, y las indicadas en la ley de notario y en el incido a) del artículo 87 de la ley de Organización Judicial.
 
Art. 16.- Se prohíbe a los Notarios, bajo pena de destitución:
 
a) Ejercer sus funciones fuera de su jurisdicción si no es en alguno de los casos previstos en la Ley;
 
b) Escriturar actos y legalizar firmas o huellas digitales en que sean partes ellos mismos o sus parientes y afines en línea directa, en cualquier grado, y en línea colateral hasta el cuarto grado inclusive, o que contengan disposiciones a favor del Notario o de cualquiera de las personas especificadas más arriba;
 
c) Constituirse fiadores o garantes en los actos que escrituran, o de los préstamos que se hubieren hecho por su mediación, o que ellos hayan sido encargados de hacer constar en acta auténtica o bajo firma privada;
 
d) Interesarse en asuntos a propósito de los cuales ejerzan funciones;
 
e) Colocaren bajo su nombre personal y sin el consentimiento del dueño, dineros que hayan recibido, aún bajo la condición de pagar intereses.
 
Párrafo I.- Igualmente, se prohíbe a los Notarios, también bajo pena de destitución, escriturar actas auténticas o legalizar firmas o huellas digitales de actas bajo firma privada, en las cuales sean partes las personas públicas o privadas, físicas o morales o sus representantes, a quienes presten servicios remunerados permanentes como empleados, abogados, asesores o consultores retribuidos mediante el sistema de igualas o de cualquier otro modo, o que contengan alguna disposición en relación con las mencionadas personas físicas o morales.
 
Las disposiciones a favor de las personas físicas o morales indicadas, contenidas en actas escrituras o legalizadas por los Notarios en violación a las prohibiciones señaladas en este artículo serán anulables, pero la nulidad no podrá ser invocada por la parte en cuyo favor el Notario preste servicios remunerados permanentes.
 
Párrafo II.- (Agregado por la Ley número 195, del 10 de agosto de 1968,
G.O. 9241).Así también, se prohíbe a los Notarios, bajo pena de su destitución por quien corresponda, escriturar actas auténticas o legalizar firmas o huellas digitales en actos bajo firma privada, que autoricen traspasos sobre derechos adquiridos bajo el sistema de ventas condicionales de inmuebles correspondientes a apartamentos de los edificios multifamiliares o unifamiliares, construidos por el Gobierno Dominicano, o el Instituto Nacional de la Vivienda, e instituidos en "Bien de Familia", sin que previamente comprueben que se han cumplido las exigencias de las leyes que lo rigen, así como, igualmente en todos aquellos casos en que existan cláusulas restrictivas para esos traspasos en los correspondientes contratos, sin que se hubiere obtenido previamente la debida autorización del Poder Ejecutivo o de la Dirección General del Instituto Nacional de la Vivienda, según el caso, y hayan sido satisfechos todos los requisitos exigidos en las señaladas cláusulas", ello agregado por la Ley No.195, del 10 de Agosto del 1968.
 
Art. 17.- Los Notarios no podrán ejercer sus funciones sino después de haber prestado ante el Juez de Primera Instancia del Distrito Judicial de su residencia, juramento de cumplir fielmente las obligaciones de su ministerio.
 

REQUISITOS PARA SER NOTARIO

Para ser nombrado notario se requiere:

Ser dominicano y estar en el pleno goce de los derechos civiles y políticos;
Tener por lo menos veinticinco años de edad;
Poseer el título de Doctor o Licenciado en Derecho o de Notario;
Ser de buenas costumbres lo cual se comprobará por medio de certificación expedida por el Síndico del municipio donde el interesado tenga domicilio;
Poseer capacidad física y mental para el desempeño de las funciones notariales;
No haber sido condenado judicialmente por crimen o delito contra la propiedad o las buenas costumbres, lo cual se comprobará por certificación expedida por la Secretaria de Estado de Justicia. Actual Procuraduría General de la República.

NOMBRAMIENTO

Los notarios son nombrados por la Suprema Corte de Justicia, de manera vitalicia, cumpliendo previamente los requisitos establecidos en la Ley No.301 sobre Notarios, salvo pérdida de investidura en los casos establecidos en dicha ley.
 
El Notario una vez nombrado y dentro de los sesenta (60) días posteriores a nombramiento está obligado a apertura su estudio o despacho, y quien no hubiere abierto su estudio sesenta días (60) después de haber sido nombrado o de haber sido autorizado a trasladarse a otro municipio se considerará como renunciante.
 

FORMALIDADES ANTERIORES A LA APERTURA DE LA NOTARÍA

Una vez cumplidos los requisitos establecidos en el art. 5 de la Ley No.301 sobre Notarios, los notarios están obligados a residir en el lugar que les haya sido designado por la Suprema Corte de Justicia.
 
Los Notarios no podrán ejercer sus funciones sino después de haber prestado ante el Juez de Primera Instancia del Distrito Judicial de su residencia, juramento de cumplir fielmente las obligaciones de su ministerio.
 
Los Notarios depositarán en la Secretaría del Juzgado de Primera Instancia su firma, la cual no podrán variar sin autorización de la Suprema Corte de Justicia.
 

LAS FORMALIDADES POSTERIORES A LA LEGALIZACIÓN DE FIRMAS

Art. 33.- Los Notarios están obligados a conservar los originales de las actas auténticas que escrituren y tendrán un protocolo de las mismas. Cuando se trate de legalización de firma sólo deberá hacerse mención del acta correspondiente en un registro que se llevará al efecto.
 

CONTENIDO Y FORMALIDADES

Deben de redactarse en papel sellado de protocolo y contener:

• Número de orden;
• El lugar y la fecha;
• El nombre y apellidos de los signatarios;
• Una descripción breve y sustancias del contenido del documento que autoriza la firma o firmas que se legalizan, con indicación del papel en que estén escritos, tanto el documento como el acta de auténtica y
• Firma del notario.
  

 
Art. 40.- Los Notarios serán responsables de la integridad y conservación de los protocolos. Si se deterioran por falta de cuidado, deberán reponerlos a sus expensas, incurriendo además en multa o sanción disciplinaria, según se estimare conveniente.
 
Art. 41.- Los Notarios llevarán un libro índice de todas las actas auténticas que escrituren. Este índice contendrá la fecha y naturaleza del acta, los nombres de las partes y testigos y la relación del registro.
 
Art. 42.- El libro índice será firmado y sellado en la primera y última hoja por el Presidente del Juzgado de Primera Instancia del Distrito Judicial a que pertenezca el Notario, libre de derecho.
 

LAS LEGALIZACIONES, DIVERSOS TIPOS

Las legalizaciones tienen un principio de seguridad que es lógico.  No se puede hacer una legalización independientemente del acto cuya firma se está legalizando.  El acto y la legalización son un todo conjunto a pesar de tener diferentes naturalezas.
 
Existen 3 formas únicas de legalizar una firma, de certificar la probable concertación de un consentimiento entre partes:
 
1.- Presencial; 

2.- Declarada

3.- De huellas / Ágrafa
 
Presencial: una legalización presencial supone: Que el acto bajo firma privada llega en blanco.  Esto significa que las firmas no han sido puestas aún.  Se procede a colocar las firmas y luego a la identificación de los firmantes.  La identificación supone el mecanismo visual de la comparación de la cédula con las personas firmantes.  En la legalización presencial no se necesitan ninguna otras generales.  Tiene como característica que la fecha es de hoy.  Es la única fecha que tiene el notario (la de hoy).  El notario puede conocer o no conocer a las personas que firman.
 
Declarada: Está en el art. 57, supone que el acto no vino en blanco, sino que había sido firmado anteriormente a la visita de las personas a la notaría.  Supone una declaración de que los firmantes dicen por ante el notario que esas firmas son las de ellos.  Esto tiene también un proceso de identidad: antes de tomar la declaratoria hay que identificar a las personas.  La fecha es de hoy, y el aspecto de conocer a las partes es opcional.
 
Los firmantes del acto aparecen por ante el notario y le dicen al notario que firmaron ese acto en tal fecha y que las firmas que aparecen en el papel son las de ellos.  El notario les pregunta quiénes son, confronta a los individuos con las cédulas y luego procede a legalizar el acto.  Si el acto es de otra fecha el notario lo puede legalizar si la declaración de todas las partes está presente. La declaratoria de una de las partes no amerita una legalización respecto de otra de las partes.  El notario dice que “le han declarado que esa es la firma que utilizan en todos los actos de su vida civil”, no se pone la declaratoria de “por ante mí”, sino que simplemente le han declarado.
 
En el art. 56 de la ley, se establece la legalización de huellas o ágrafa.  Lo que   quiso decir el legislador era que las personas no supieran leer ni escribir, pero en   realidad   lo que dijo en la ley fue que la persona no pudiera firmar o que no supieran.  Entonces esta figura parte de que la persona declare que no sepa firmar.  Pero hay gente que no    sabe leer ni escribir, pero saben firmar.  Si una persona sabe poner una cruz, y dice que esa es su firma, sabe firmar.